Die aanstelling van ‘n bestuursagent – ‘n keuse of verpligting?
Deur Ané de Klerk
Click here to read this article in English
‘n Deeltitel bestuursagent is iemand wat spesifieke dienste aan een of meer deeltitel skemas lewer. So ‘n persoon kan ‘n wye reeks dienste lewer. Die aard van hierdie dienste sluit onder andere die volgende in:
- sekretariële dienste (soos byvoorbeeld die neem van notules by vergaderings);
- finansiële dienste (soos om begrotings op te stel);
- administratiewe dienste (soos om kennisgewings vir vergaderings op te stel en uit te stuur); en
- die verrigting van bestuursfunksies (soos om die skema se tuindienste en skoonmaak personeel te bestuur).
‘n Persoon wat hierdie rol vervul kan ingevolge die kontrak tussen die agent en die skema, een of vele verantwoordelikhede hê. Terwyl hulle in teorie van onskatbare waarde kan wees, hang die werklike impak van hul rol af van faktore soos hul vaardighede, kundigheid en ervaring. Wat gebeur in praktyk wanneer trustees doodeenvoudig nie ‘n bestuursagent kan vind wat hul met vrymoedigheid kan aanstel nie, of wanneer ‘n skema so klein is dat die koste van hierdie diens die trustees daarvan weerhou om so ‘n persoon aan te stel?
Dit is belangrik om daarop te let dat die aanstelling van ‘n bestuursagent hoegenaamd nie ‘n wettige verpligting is nie – dit is bloot ‘n opsie wat skemas bemagtig is om uit te oefen. Die trustees mag ‘n bestuursagent aanstel indien die meerderheid van hul dit nodig ag en hul ‘n meerderheidsbeslissing dienooreenkomstig aanneem. Hul is verder slegs verplig om so ‘n agent aan te stel wanneer ‘n verbandhouer van minstens 25% van die skema se primêre eenhede of die meerderheid van die skema se lede so ‘n agent nodig ag en ‘n meerderheidsbeslissing die aanstelling bemagtig.
Trustees en/of lede moet egter daarteen waak om deur hierdie bepalings verwar te word. Wanneer die bepalings verkeerd interpreteer word, is trustees dikwels onder die wanindruk dat hul ‘n bestuursagent moét aanstel en dat hul rol eenvoudig is om deur middel van ‘n meerderheidsbeslissing te bepaal watter bestuursagent om aan te stel. Dit is nie die geval nie. Die trustees en die lede as aparte entiteite het elk die mag en plig om die skema se omstandighede versigtig te oorweeg en dan te bepaal of die aanstelling van ‘n bestuursagent in die skema se beste belang is.
Ek het al soveel maal sogenaamde “self-managed” skemas teëgekom waar die eienaars en trustees uitmuntende werk doen. Ek het ook al vele sulke trustees as studente op my kursusse gehad en só gesien hoe hardwerkend, toegewyd en leergierig sulke trustees kan wees. Ek is daarvan oortuig dat die teenwoordigheid van hierdie eienskappe in ‘n bestuursspan die sukses van die skema bepaal. Is diegene wat die skema bestuur bewus van die relevante wetlike vereistes, daarop ingestel om die skema dienooreenkomstig te bestuur en aktief betrokke by die skema se rolspelers en finansies? In my opinie is dit baie belangriker as die titel van die persoon of persone wat die skema bestuur – hetsy trustees of bestuursagent.
Indien jou skema genoeg bereidwillige eienaars of huurders het wat hierdie eienskappe ten toon stel, kan jul waarskynlik koste bespaar en die skema self bestuur. Dit is net belangrik om in so ‘n geval ag te slaan op wat ‘n mens weet en nie weet nie sodat ‘n kenner op die gebied van deeltitelbestuur vir raad genader kan word wanneer dit nodig is – iets wat vele van ons “self-managing” kliënte gereeld doen. Indien jou skema egter nie genoeg sulke vrywilligers het nie of indien die trustees bloot nie genoeg ure in hul dae het om die vele wettige verpligtinge wat met deeltitel skema bestuur gepaard gaan sonder ‘n bestuursagent aan te vat nie (onthou, meeste trustees het ook hul eie voltydse loopbane), kan die skema die aanstelling van ‘n gepaste bestuursagent oorweeg.
Die kern van die saak is dat elke skema se unieke omstandighede verstigtig oorweeg moet word voor die besluit om ‘n bestuursagent aan te stel of liefs nie aan te stel nie, geneem word. Alhoewel ‘n geskikte kandidaat beslis geweldige hulp aan die skema kan verleen, bly hul aanstelling ‘n keuse wat uitgeoefen mag word, eerder as ‘n wetlike verpligting.
Specialist Community Scheme Attorney (BA, LLB), Ané de Klerk, is a Director of The Advisory, a boutique consultancy specialising exclusively in community schemes law. Her focus is legal education, which includes presenting seminars and running online and in-person training programs and courses. You can reach out to her via email at info@theadvisory.co.za to request an obligation-free quotation for assistance with your sectional title queries.