Algemene Foute by Algemene Jaarvergaderings

Deur Ané de Klerk

Click here to read this article in English

Wanneer ons Algemene Jaarvergaderings namens kliënte bywoon, vind ons dikwels dat sekere prosedures en aksies as die norm beskou word, terwyl dit as te ware nie met Deeltitel Wetgewing ooreenstem nie. Dit gebeur soms ten spyte van die feit dat trustees en/of die betrokke bestuursagent dekades se ervaring in die bedryf het. In die oorgrote meerderheid van gevalle blyk die verontagsaming van wetgewing beslis nie opsetlk te wees nie, maar eerder dat daar algemeen aanvaar word dat dinge eenvoudig jare lank reeds so gedoen word en daarom nie bevraagteken word nie… maar kom ons vat ‘n paar minute om te bevraagteken. Hier is die drie mees algemene foute wat ons in praktyk teëkom:

1. ‘n Versuim om stembriefies te gebruik

Ten spyte van die feit dat die Voorgeskrewe Bestuursreëls duidelik stipuleer dat stembriewe aan die begin van elke Algemene Jaarvergadering aan elke teenwoordige eienaar (of hul verteenwoordiger) uitgereik moet word, versuim talle voorsitters steeds om dit te doen en maak hul liefs van die praktyk gebruik om te stem deur lede te vra om hul hande op te steek.

Die sake wat volgens reg by skemas se Algemene Jaarvergaderings stemming vereis, moet op grond van ‘n meerderheidsbesluit (“ordinary resolution”) slaag, welke besluit uitsluitlik op lede se deelname kwota gebasseer is. Dit is dus die gewig van lede se stemme, eerder as die hoeveelheid stemme, wat saak maak. Die hoeveelheid hande in die lug is daarom totaal irrelevant.

Is dit teoreties in baie klein skemas moontlik vir die voorsitter om op te kyk, ‘n hand in die lug te sien, na die deelname kwota skedule te kyk om te sien wat daardie eienaar se stemwaarde is, dit neer te skryf, die proses te herhaal en dan die totale waardes bymekaar tel? Seker, maar effektiwiteit is nie hierdie metode se enigste tekortkoming nie. Ander sluit in:

• • • Lede is minder geneig om objektief te stem omdat hul druk ervaar om hul hande op te steek wanneer ander so maak, veral wanneer die voorsitter, die trustees en/of ‘n oonskynlik groot hoeveelheid eienaars se hande reeds in die lug is. In praktyk blyk dit ook dat meeste voorsitters lede vra om hul hande op te steek indien hul beswaar maak teen ‘n voorgestelde besluit (eerder as daarmee saamstem). So ‘n versoek kan natuurlik net sowel lui: “Wie wil stroomop swem?” en plaas diegene wat teen ‘n voorgestelde besluit wil stem in ‘n baie moeilike posisie. As gevolg van hierdie druk om nie “moeilik” voor te kom nie, stem lede dikwels op ‘n wyse wat nie met hul eie wense en beste belange ooreenstem nie.
    • In die afwesigheid van stembriewe is daar geen akkurate, geskrewe rekord van hoe spesifieke lede gestem het nie. Indien die uitkoms van ‘n voorgestelde besluit dus later betwis word, kan enige lid beweer hul hand was of was nie in die lug toe die stemme getel is nie. Daarteenoor verskaf ‘n stembrief onmiskenbare bewys van lede se standpunte ten tyde van die stem. ‘n Goed bewoorde stembrief maak oor voorsiening vir lede wat teen ‘n voorgestelde besluit stem om redes vir hul besluit te verskaf. Indien ‘n aansoek dan later by die Ombud ingedien word om ‘n mislukte besluit geslaag te ag, is die redes vir stemme teen die besluit (wat die Ombud sal aanvra) reeds beskikbaar. Stembriewe wat redes vir stemme teen ‘n voorgestelde besluit aanvra dien ook as waardevolle bewyse in ‘n moonlike latere aansoek by CSOS vir ‘n bevel om te verklaar dat ‘n mosie wat by ‘n algemene vergadering onsuksesvol was, suksesvol geag moet word omdat die opposisie in die omstandighede onredelik was.

2. ‘n Versuim om die skema se 10-jaar plan reg te implementeer

Meeste skemas blyk vandag kennis te hê rakende die implementering van die minimum wetlike vereistes rakende die bedrae wat skemas in hul reserve fonds moet hou (wat in Deeltitel Regulasie 2 daargestel is). Ongelukkig is misinterpretasie en/of misverstand van die wetlike veresites in Voorgeskrewe Gedragsreël 22 daargestel steeds ‘n probleem. Ingevolge hierdie reël is die 10-jaar plan nie bloot ‘n arbitrêre dokument wat eenmaal elke dekade bymekaargesit moet word nie, maar eerder ‘n “lewende” dokument wat jaarliks getrou opgedateer, deeglik oorweeg en goedgekeur moet word. Dit is die fondament waarop die reserwefonds begroting gebou moet word en die kern hulpmiddel wat trustees moet gebruik om vas te stel wat lede se reserwefonds bydrae moet wees. Hierdie twee dokumente kan nie onafhanklik bestudeer of gebruik word nie, maar vorm eerder een onafskeidbare paar.

3. ‘n Versuim om die agenda item “Aanwysings of Beperkings op Trustees ingevolge artikel 7(1) van die Wet” ten volle te benut

Wanneer hierdie voorgeskrewe item by meeste Algemene Jaarvergaderings hanteer word, vra die voorsitter gewoonlik “Wat is die maksimum bedrag wat julle saamstem die trustees mag bestee sonder om eers weer met die eienaars te gesels?”, wat natuurlik meeste lede onder ‘n wanindruk plaas dat dìt die grondslag van artikel 7(1) is. Die realiteit is egter dat artikel 7(1) nie eers spesifiek van ‘n bestedingsbeperking melding maak nie en eerder ‘n veel wyer net uitgooi. Dit stipuleer dat die magte en funksies van die skema se regspersoon deur die trustees uitgevoer moet word, maar dat hierdie uitvoering onderhewig is aan:

• • • die Deeltitel Bestuurswet;
    • die skema se reëls;
    • enige aanwysings by ‘n algemene vergadering aan trustees gegee; en
    • enige beperkings by ‘n algemene jaarvergadering aan trustees opgelê.

Dit beteken dat hierdie item op die Algemene Jaarvergadering se agenda lede die geleentheid gee om, met ‘n meerderheidstem, enige beperking op die trustees op te lê en enige aanwysing van hul keuse te maak wat betrekking het op die magte en fuksies van die skema se regspersoon. Hierdie beperkings en aanwysings kan byvoorbeeld verband hou met die instandhouding, bestuur en/of administrasie van eiendom in die skema; die aanstelling van agente of wernemers; die koop of huur van roerende eiendom; die vestiging van grasperke, tuine en onstpanningsgeriewe; belegging van fondse; afdwinging van reëls of die insameling van bydraes. Wanneer dit ten volle benut word kan dit gebruik word om trustees te lei en ter gelyke tyd frustasie by lede te voorkom, wat dikwels ondervind word wanneer lede voel trustees tree nie ingevolge die lede se wense en belange op nie.

Deur hierdie drie algemene foute te vermei, word wetlike verpligtinge nie net nagekom nie, maar stappe word ook geneem om effektiewe, verantwoordelike deeltitelskema bestuur te prioritiseer. Indien u graag enige van hierdie elemente met die skrywer wil bespreek is u welkom om ‘n epos te stuur na info@theadvisory.co.za vir ‘n geen-druk, geen-verpligting kwotasie om met Ané te konsulteer.