319281899608567 Skip to main content

Wat is jou regte rakende die verkryging van toegang tot ‘n deeltitelskema se rekords?

Deur Auren Freitas dos Santos

Click here to read this article in English

Ingevolge die Voorgeskrewe Bestuursreëls word elke deeltitleskema verplig om omvattende rekords voor te berei en dit deurlopend op datum te hou, insluitend die volgende:

  1. notules van algemene en trusteesvergaderings;
  2. gedetailleerde lyste van die kontakbesonderhede vir elke trustee, eienaar en huurder;
  3. toestemmings en goedkeurings wat deur die skema aan lede verleen is;
  4. begrotings en finansiële state vir die huidige finansiële jaar asook die vorige ses finansiële jare;
  5. geskrewe kontrakte waartoe die skema ‘n party is;
  6. enige besluit van ‘n beoordelaar (“adjudicator”), arbiter, landdros of regter in ‘n verrigting waartoe die skema ‘n party is;
  7. regsopinies wat deur die skema verkry is;
  8. korrespondensie wat deur die skema en trustees gestuur en ontvang is;
  9. behoorlike rekeningboeke wat duidelik die volgende informasie toon –
    1. al die skema se inkomste, uitgawes, bates en laste;
    2. alle bedrae wat deur die skema, ‘n bestuursagent of ander diensverskaffer wat namens hul opgetree het, van lede verhaal is;
    3. individuele rekeninge vir elke lid; en
    4. alle ander inligting wat nodig is om lede in staat te stel om die skema se finansiële situasie sowel as hul eie finansiële situasie met betrekking tot die skema te assesseer; en
  10. bankrekeninge vir die skema se administratiewe en reserwefondse.

Dit is verbasend hoeveel trustees en bestuursagente nie bewus is van hul verpligting om hierdie rekords voor te berei en te hou nie. Selfs meer verbasend is die feit dat baie eienaars nie besef dat hul ‘n onbeperkte reg tot toegang tot hierdie rekords het nie.

Frustreerde lede van deeltitleskemas wat toegang tot hierdie rekords geweier is, nader my dikwels om advies rakende die regstappe wat geneem kan word om toegang tot hierdie rekords te verkry. Ek verduidelik dan aan my kliënte dat hul in terme van Voorgeskrewe Bestuursreël 27(4) geregtig is om ‘n skriftelike versoek vir toegang tot hierdie rekords aan hul skema te rig en dat hulle nie ‘n rede of regverdiging vir so ‘n versoek hoef te verskaf nie. In terme van Voorgeskrewe Bestuursreël 27(5) is die skema verplig om hierdie rekords en dokumente binne 10 (tien) dae vir inspeksie en kopiëring beskikbaar te stel.

Dit is belangrik vir trustees en bestuursagente om te verstaan dat die skema ‘n wettige verpligting het om gedetailleerde en opgedateerde rekords te hou en dat die skema se verteenwoordigers nie lede se versoeke om toegang tot hierdie rekords te verkry, mag weier nie. Hul mag wel ‘n fooi hef vir ‘n kopie van ‘n rekord of dokument (behalwe die reëls), mits die fooi nie meer is as die redelike koste wat verband hou met die kopieëring nie. Die skema mag wel weier om die kopie te voorsien totdat die fooi betaal is.

‘n Goeie begrip van trustees, bestuursagente en lede se regte en verpligtinge rakende die rekords van ‘n deeltitleskema en die verkryging van toegang daartoe is van kardinale belang om  onnodige, onaangename en duur regsgeskille te vermy.

Specialist Community Scheme Attorney (LLB, LLM), Auren Freitas dos Santos, is a Director of The Advisory, a boutique consultancy specialising exclusively in community schemes law. Reach out to him at info@theadvisory.co.za for assistance with any disputes in your community scheme.

Close Menu